Você sabe o que é e qual a importância de elaborar briefing de comunicação interna? De fato, a comunicação é a base de toda e qualquer organização, e a forma de passar a mensagem é tão importante quanto a própria, principalmente quando se trata de público interno.
Ou seja, todas as diretrizes de um projeto, por exemplo, devem ser comunicadas de forma eficaz de acordo com as melhores práticas. Portanto, um briefing é importante não apenas porque comunica orientações, mas também une as ideias em um só documento.
Mas seja para uma empresa de instalação de película antivandalismo ou uma loja de cosméticos, é hora de implementar novos métodos para melhorar sua estratégia de comunicação interna e manter suas equipes conectadas, engajadas e motivadas.
O que é um briefing?
Briefings são documentos informativos ou instrutivos que visam integrar todas as equipes envolvidas em um mesmo projeto, com informações sobre:
- O objetivo de um projeto;
- Uma nova política;
- Uma nova estratégia;
- Novas propostas de soluções.
Em organizações como empresas que fornecem peças técnicas de silicone, todos os colaboradores podem entender e ordenar suas ações com base nessas diretrizes.
Em diversos tipos de operações, sejam em pequenas ou grandes empresas, os gerentes de lojas ou departamentos geralmente realizam briefings específicos para suas equipes.
Elaborando um briefing para comunicação interna
Agora que você entendeu um pouco da importância de um briefing para comunicação interna de uma empresa, é importante saber como elaborar um. Confira o passo a passo que não pode faltar na hora de elaborar seu briefing de comunicação interna.
Determine o nome do projeto
O primeiro passo no desenvolvimento de um briefing criativo é decidir o título do projeto. Parece simples, mas é um dos componentes mais críticos.
Se você estiver criando um evento em torno de um novo produto ou serviço, como a venda de um novo curso brigada de incêndio em uma instituição de treinamento de segurança do trabalho, o nome será a primeira coisa que sua equipe irá prestar atenção logo de cara.
Isso é algo bom, pois facilita a assimilação. Sem um nome claro do projeto as pessoas criarão seus próprios termos para se referirem a ele durante o processo de ativação e efetivação do que foi proposto, o que pode gerar ruídos na comunicação.
Para criar um nome de projeto ou evento para seu briefing, seja curto e criativo. Algumas palavras ou frases devem funcionar bem. Se você estiver lançando um produto, identifique uma frase e centralize o nome em torno disso.
No caso do exemplo de curso dado acima, um nome ideal para o briefing seria “Projeto curso novo” ou “Orientações para curso brigada de incêndio”, por exemplo.
Crie estratégias e planeje a comunicação
Boas ideias precisam de uma boa estratégia para realizar seu potencial.
O que você quer que a comunicação interna faça para sua equipe e sua empresa? Onde você quer chegar? Onde está agora e o que precisa ser melhorado? Em quanto tempo você gostaria de alcançar seus objetivos?
As respostas a esses tipos de perguntas podem ajudá-lo a criar uma estratégia e/ou plano de comunicação interna.
Lembrando que a forma como você quer apresentar o briefing às equipes também é importante. Faça-o simples ou elaborado, geral ou específico, o fato é que precisa ser claro para todos que precisam das diretrizes dele.
Uma estratégia bem formulada irá ajudar todos os membros da equipe a se manter no caminho certo e torná-los mais eficientes para alcançar o sucesso das comunicações internas.
Use as ferramentas de comunicação certas
“Acredito firmemente que qualquer ferramenta que aprimore a comunicação tem efeitos profundos em termos de como as pessoas podem aprender umas com as outras” é uma frase importante dita por Bill Gates.
Sua equipe precisa de otimização e praticidade na comunicação, então a última coisa que eles necessitam é de um sistema de comunicação interna que seja incômodo e cheio de atritos ou de difícil compreensão.
Felizmente o foco crescente nas melhores práticas de comunicação interna deu vida a vários programas de software que tornam a comunicação simples e dinâmica.
Garantir isso aos funcionários pode fazer com que eles de fato cumpram todas as diretrizes de um briefing de forma funcional e assertiva. As ferramentas que promovem as melhores práticas de comunicação interna são:
- Implementação de software de bate-papo como Slack, Teams e Hangouts;
- Tecnologia de nuvem, como o Google Drive;
- Plataforma para e-mails;
- Calendários, documentos, etc. (Google, Apple, Microsoft).
Evitando a sobrecarga de e-mail com comunicações visuais por meio de sinalização digital também é uma dica muito interessante nesse processo.
Seja visual
Os visuais expressam ideias de uma maneira fácil de entender. Isso é o que mostra o resultado de um estudo em que foi estabelecido que 65% da população mundial são pessoas visuais, então, é provável que haja muitos deles em seu local de trabalho.
Quando bem-feito, os recursos visuais transmitem informações de maneira fácil de compreender e transmitem maior clareza do que só textos escritos. Ou seja, em um escritório de fretamento de aeronaves, por exemplo, pode se utilizar de quadros de organização de tarefas bem visíveis e coloridas. Isso certamente estimula todos a cumprirem e baterem as metas.
Você também pode montar TVs em seus escritórios e usá-las para exibir uma seleção rotativa de mensagens visuais.
Seja detalhista
Novas regulamentações, desde a LGPD até normas inerentes a cada setor, aumentaram o foco em informações claras nos relatórios das empresas.
Como resultado de várias falhas corporativas, hoje as empresas estão mais atentas no desenvolvimento de relatórios gerenciais, até mesmo para direcionar onde comprar água de caminhão pipa para abastecer a empresa, por exemplo.
Além disso, as partes interessadas em relatórios da empresa, incluindo investidores, clientes e instituições políticas e regulamentares, precisam saber que as informações coletadas de diferentes partes de uma organização estão organizadas.
Por isso um briefing de comunicação interna deve ser claro, detalhista e promover uma visão ampla dos sistemas e processos da organização. Afinal, ele é um direcionamento que tem o papel de garantir a qualidade das informações contidas nos relatórios estratégicos e integrados de uma organização.
Seja para direcionar as equipes quando forem alugar vans para eventos, se comunicar com um cliente ou esclarecer alguma norma e valores da empresa, o briefing pode ajudar.
Inclua métricas sempre que possível
Ser capaz de quantificar e ver o desempenho da empresa pode fazer maravilhas pela ética de trabalho de sua equipe. As métricas devem informar os funcionários sobre o desempenho atual e passado da empresa, tendências de desempenho, metas a serem alcançadas e progresso alcançado.
É possível usar essas métricas em um briefing digital para exibir em escritórios de advocacia, em autoescolas, empresas de logística, etc. Motive sua equipe em diferentes níveis, mostrando métricas para a empresa, departamentos ou até mesmo colaborador de forma individual.
Abra as linhas de comunicação
A comunicação nem sempre deve seguir o modelo fixo. A fluidez também é importante para o relacionamento interno de uma organização.
Não limite sua comunicação, abra linhas para facilitar o contato de qualquer funcionário com outro da empresa, incluindo entre gestores líderes e colaboradores.
Quando você abre as linhas de comunicação dessa maneira, os membros da equipe se sentirão à vontade para conversar uns com os outros. Seja você uma grande corporação ou uma startup, essa prática de comunicação interna preenche lacunas e ajuda a construir relacionamentos receptivos e honestos entre os funcionários.
Mantenha a transparência
Assim como afirma Kevan Lee, criador de conteúdo da Buffer, a transparência é mais do que apenas uma política, é uma mentalidade. A transparência é crucial para suas comunicações internas porque gera confiança, responsabilidade e diálogo aberto nas organizações.
Se sua equipe sente que está sendo deixada no escuro em certos assuntos, ela pode ter medo de fazer perguntas e compartilhar seus pensamentos sobre esses assuntos.
Nem todas as informações podem ser disponibilizadas para todos, é claro, mas manter pelo menos alguma transparência pode ter impactos positivos na harmonia e no relacionamento dentro de sua empresa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
