O briefing existe pelo menos desde a revolução publicitária, mas foi recentemente que ganhou a relevância que tem hoje
Todo mundo já teve a experiência de iniciar um projeto, ou mesmo receber a encomenda ou solicitação por parte de uma empresa ou gestor, e acabar fazendo um trabalho que deixou a desejar. Provavelmente, o que faltou foi um briefing assertivo.
Sim, o briefing nada mais é do que um mapa, um relatório que contém várias instruções. Aliás, “instrução” é uma das traduções possíveis para essa palavra, que é um pouco ambígua e permite várias traduções igualmente prováveis.
Na prática, um briefing pode ser feito pensando em vários setores e departamentos de uma empresa. Porém, geralmente ele é mais associado ao universo da publicidade e da propaganda, ajudando a compor as peças, campanhas ou ações de marketing.
Como todo bom relatório, esse formato de “instrução” deve conter as linhas gerais e informações mais importantes que possam orientar a realização do trabalho. Ou, como se diz hoje, do job, que geralmente remete a uma criação específica.
Seja como for, embora os briefings existam pelo menos desde a revolução publicitária pela qual o mundo passou em meados da década de 1960, foi mais recentemente que ele ganhou a relevância que tem atualmente.
Isso se deve, em grande medida, à disseminação da internet e do marketing digital. As razões para isso são várias, como o aumento na geração de demandas que poderão ser feitas a distância, seja por home office ou qualquer outra modalidade similar.
Muitas vezes, os funcionários de uma empresa estão cada vez mais distantes, por trabalharem em endereços diferentes, ou mesmo em horários diferentes. Afinal, hoje há muitas startups que não veem empecilhos em produzir a qualquer hora do dia.
Diante desse cenário, no qual as pessoas já não vão poder delegar um trabalho diante das outras, explicando pessoalmente do que elas precisam e quais sãos as exigências do projeto, o briefing se torna uma ferramenta de trabalho imprescindível.
Também assim, não é difícil perceber que se ele não for suficientemente assertivo, se não for muito bem elaborado e contiver todas as diretrizes necessárias, aquilo que podia ser uma solução logo se tornará um problema. Além do mais, um briefing de poucas linhas pode redundar num trabalho de quatro ou cinco páginas. Ou seja, qual não é o prejuízo de você errar numa etapa que, embora tome alguns poucos minutos, vai gerar transtornos sobre um trabalho que demora horas?
Sendo assim, se você quer compreender melhor o que é esse documento, como utilizá-lo e até conferir algumas dicas práticas de como criar o seu, basta seguir adiante na leitura.
O que é e quais as razões de ser do briefing?
Já definimos o que um briefing deve ser em termos técnicos, e vimos exemplos do que ele precisa se tornar na prática. Mas é preciso aprofundar um pouco mais esse lado conceitual, para entendermos as verdadeiras razões de sua utilização.
Como um bom guia ou mapa, ele deve ser sucinto e objetivo. Se a empresa é uma administradora predial, não se trata de detalhar suas atividades rotineiras, mas apenas de facilitar a consulta para um projeto pontual.
Um modo fácil de compreender é compará-lo com o Business Plan (BP), o famoso Plano De Negócios. Esse documento sim precisa ser completo e tratar de questões macro, ao passo que o briefing é muito mais direcionado.
Se o BP trata de pontos da cultura corporativa, como Missão, Visão e Valores, o briefing traz orientações para tomadas de decisão na prática. Sendo assim, a sua importância é norteada pelos seguintes pontos:
- Organização;
- Assertividade;
- Direcionamento;
- Inspiração;
- Planejamento;
- Entre outros.
Além de ele servir para a comunicação entre profissionais que estão fisicamente afastados, como já vimos, ele também presta um excelente trabalho de comunicação entre setores. Como no serviço de tradução, montagem e finalização de um e-book.
Nesse caso, imagine que uma equipe é a especializada em tradução e redação de textos, a outra é qualificada em montagem, design e experiência do usuário, e outra ainda faz o trabalho editorial de revisão final e finalização do livro eletrônico.
Quando se fala em inspiração, por exemplo, fica muito claro que esse é um horizonte do briefing, já que esse documento pode ligar os pontos de modo tão criativo que se torne uma peça de inspiração para cada setor diferente do processo.
Mão na massa: passo a passo de como fazer
Aqui é preciso dar as principais dicas da área, pois mesmo que um briefing de advocacia seja diferente de um de publicidade (ou que um de redação mude em relação a um de design), sempre é possível tirar algo valioso de outras áreas.
1. A história da empresa
Um ponto universal é o da história do negócio. Seja a empresa de móveis planejados localizada no bairro ou a indústria multinacional, ambas têm seus fundadores, a biografia dos sócios, os cases de sucesso, as superações e mudanças de rumo, etc.
Aqui também podem entrar alguns pontos enriquecedores, que ajudem no caso de o briefing ser para um parceiro ou qualquer empresa que não a sua própria. Por exemplo, a visão que a empresa tem de médio e longo prazo, sobre onde pretende chegar.
2. Por dentro da persona
Você já ouviu falar em persona da marca? Trata-se do público-alvo, com a diferença de que persona é um conceito mais atual e mais completo, por incluir não apenas um perfil baseado em questões genéricas como gênero, endereço e poder aquisitivo. Hoje a persona inclui questões como os hábitos do público, o que ele faz quando não está consumindo, as convicções pessoais e até políticas, e daí em diante.
Veja bem, se você lida com empresas de manutenção de elevadores, isso é muito vago, pois no fundo o seu foco certamente vai ser alguma pessoa lá dentro, talvez de compras, talvez do administrativo, talvez do financeiro. E aí, como essa pessoa pensa?
Se você incluir isso no seu briefing, as etapas do processo vão ser muito mais assertivas, concorda? Aliás, o pior que pode ocorrer é um briefing não ter ninguém em mente, fazer o trabalho “no vazio”, como se diz.
3. Domine o seu benchmarking
Talvez você nunca tenha ouvido falar em benchmarking, mas ele é fundamental. E tenha certeza, alguém faz o seu, como numa empresa de pintura de apartamento, que precisa conhecer o posicionamento da concorrência se quiser ter mais clientes.
Geralmente os vendedores e consultores têm esse horizonte. Contudo, aqui esse feeling não basta, é preciso registrar tudo e dar uma estrutura para o material. Por exemplo, sua solução está muito cara, muito barata, o processo é rápido, lento, etc.?
As demais pesquisas de mercado também entram aqui, como as métricas das campanhas de publicidade, que hoje são tão comuns e tão variadas, graças ao marketing digital, que abrange redes sociais, motores de busca, marketplaces e afins.
4. Estratégias internas do projeto
Aqui você já começa a detalhar a comunicação do projeto em si mesmo, sobretudo no que diz respeito à comunicação entre as partes. O diálogo vai se dar por e-mail, por videoconferência, presencialmente, alguém vai fazer atas, como será?
Isso pode fazer toda diferença se você estiver diante de uma agência de marketing, acostumada a lidar com tecnologia e soluções que podem ser digitalizadas, ou com uma empresa de terceirização de serviços, que precisa fazer tudo presencialmente.
As demais partes de comunicação podem entrar aqui também, o que vai desde o endereço eletrônico do site e dos e-mails implicados no projeto, até as mídias sociais e os eventuais “manuais da marca”, que complementam o processo.
5. Defina bem o mais óbvio
Pode parecer óbvio demais, porém muitos briefings pecam nos pontos mais evidentes. Por exemplo: quais são os objetivos mais práticos e imediatos do projeto ou job que está em andamento?
Pense nas empresas de manutenção industrial. Talvez elas queiram mais clientes, já que todo mundo sempre quer mais clientes, certo? Errado. Se a empresa estiver com gargalo na produção, levar mais clientes seria um problema.
Talvez ela queira apenas um networking entre fornecedores e prestadores de serviço no setor, para melhorar seu processo e mão de obra, e só depois pensar em mais clientes.
Bônus: algumas dicas extras para a produção
Além de todas as questões técnicas e teóricas do briefing, uma dica de ouro é aprender a manter uma visão macro, que é o famoso “pensar fora da caixa”. Por exemplo, depois de todas as dicas dadas, ficou evidente que o mais fácil seria criar um script padrão para o briefing? Claro, pois há etapas que uma empresa de coleta de lixo hospitalar vai replicar em todos os projetos, não precisando começar tudo do zero.
Além disso, você não pode perder do horizonte o cliente. O briefing se dá entre parceiros ou funcionários, mas é preciso consultar o cliente e realizar pesquisas de opinião de satisfação sempre que possível, o que enriquece a etapa de métricas e definição de objetivos.
Com isto vemos como o briefing é importante para que qualquer projeto possa amadurecer de modo eficiente e sustentável, tornando o processo de qualquer empresa mais eficiente.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
