A comunicação empresarial é um ativo valioso para quem pensa em crescimento. Mesmo que os objetivos sejam alcançados, evitar ruídos na comunicação da empresa significa apostar em uma equipe mais engajada e uma convivência descontraída e harmoniosa.
Isso não apenas facilita as interações entre os funcionários, mas também otimiza o atendimento ao cliente. Muitos problemas de gerenciamento decorrem de erros internos e falta de comunicação, seja em empresa de instalações elétricas e hidráulicas ou qualquer outro tipo de companhia pode ocorrer esse tipo de ruído.
É importante destacar que o ruído de comunicação nas empresas, mesmo sendo algo interno, pode afetar até mesmo questões externas, como na qualidade de um produto ou nas vendas de serviços.
Por exemplo, mesmo com uma gestão eficiente, a responsabilidade pela entrega de um produto de qualidade recai sobre a execução eficaz em todas as etapas da obra, ressaltando a importância de uma equipe bem coordenada.
Por isso, a comunicação corporativa bem estruturada deve fazer parte do trabalho diário das companhias, desde empresa de aterramento elétrico até restaurantes e padarias. Ou seja, em todos os setores do mercado.
Nesse sentido, independentemente do tamanho de uma organização, ter um processo de comunicação bem estruturado é um grande passo para a redução de problemas internos. Entre eles, o chamado ruído.
O ruído é exatamente resultado de problemas na transmissão de mensagens na comunicação interna, podendo ocorrer em reuniões ou qualquer outro tipo de atividade que envolva a comunicação entre duas ou mais pessoas em um ambiente corporativo.
Quando a informação é mal comunicada, pode causar grandes problemas, por isso toda empresa que se preocupa com seus resultados e clima organizacional sabe que é preciso ter cuidado com os ruídos da comunicação corporativa.
Etapas da comunicação empresarial
Independentemente da configuração da sua empresa, seja em empresa de manutenção elétrica predial ou de logística, por exemplo, o fluxo de comunicação segue sempre a mesma estrutura.
Entender cada um desses processos auxilia na compreensão dos erros, além de criar um ambiente mais fluido e transparente.
Um remetente é alguém que envia informações, seja uma mensagem ou um item. O conteúdo é entregue através de um meio, também conhecido como ambiente. O destinatário é o objeto pretendido do conteúdo e deve estar completo e livre de quaisquer falhas.
Em alguns casos, o feedback também pode ser considerado, ou seja, devolver a informação à sua fonte respondendo ou acusando o recebimento.
4 elementos do processo de comunicação
O processo de comunicação é uma das atividades humanas mais antigas e uma das características que nos tornam uma espécie extremamente social e bem-sucedida.
Ou seja, a comunicação empresarial de uma empresa de tratamento de piso ou em qualquer outra é a relação entre a disponibilidade de informações de um negócio para seus diversos públicos e como essa informação é interpretada.
Logo, a empresa utiliza estratégias de comunicação através da comunicação empresarial com o objetivo de valorizar a sua imagem e os resultados alcançados. Além disso, a interação e os diferentes métodos de comunicação entre os funcionários da empresa também fazem parte da comunicação empresarial.
Esse tipo de comunicação envolve um conjunto de procedimentos e técnicas empregados por uma empresa que trabalha com serviço de solda orbital, por exemplo, utilizados principalmente para transmitir informações sobre os elementos comunicáveis da organização.
Esses elementos podem ser: desempenho, resultados, missão, metas, objetivos, programas, processos, normas, procedimentos, descrição do serviço, etc.
O processo de comunicação que praticamos envolve 4 elementos:
- Remetente: quem entrega a mensagem (fonte da mensagem);
- Mensagem: a ideia que o remetente deseja transmitir;
- Canal: meio que transmite uma ideia do emissor ao receptor;
- Destinatário: a pessoa que recebe a mensagem.
Ruído de comunicação é qualquer distúrbio no processo que faz com que a informação seja perdida durante a transmissão.
Tipos de ruídos
O ruído nas comunicações empresariais pode ser mais complexo de analisar por que outros fatores estão envolvidos. Relacionamentos hierárquicos, conflitos entre líderes e subordinados, entre grupos internos, pressão, ambiente de trabalho inadequado, cultura organizacional, todos esses elementos afetam a eficiência da comunicação da empresa.
E isso é algo que pode ocorrer em qualquer tipo de empresa, seja em fábrica de porta de pvc ou um pequeno comércio local em feiras na cidade. Quando esse sistema falha, chamamos de ruído de comunicação, que pode ser dividido nas seguintes categorias:
Ruído fisiológico
É o ruído produzido pelo bloqueio de algumas funções corporais, ou seja, funções fisiológicas. Certos elementos perturbam as funções motoras ou cognitivas, resultando em incompreensão entre as partes.
A interferência pode ocorrer devido a problemas com a fala do remetente, a audição do receptor ou até mesmo efeitos colaterais de outras condições médicas, como dores de cabeça, dores de ouvido, amigdalite e muito mais.
Ruído físico
Quando o problema ocorre no ambiente externo ao qual a informação é entregue, isso é classificado como ruído físico. Os grandes centros urbanos apresentam altos índices de poluição sonora, inclusive em empresas de processos industriais, como as de serviço de furo em concreto o que é mais comum em organizações localizadas em eixos comerciais.
O problema pode ser ruído de obras, tráfego intenso, som muito alto e qualquer outro evento que traga volume perturbador ao transmissor ou receptor.
Ruído psicológico
A distração das redes sociais é um bom exemplo de falha de comunicação devido a fatores psicológicos. Dificuldade de concentração, desatenção e lentidão na compreensão de certas informações têm raízes psicológicas.
O fracasso é devido à dificuldade de entender algo, mesmo que tudo seja física e fisiologicamente normal.
Ruído semântico
É quando há um mal-entendido sobre o significado de algo. Por exemplo, quando alguém assiste a uma palestra e ouve um termo desconhecido, ele não consegue entender o significado geral da frase, resultando em ruído semântico.
Esse tipo de interferência é muito comum nas áreas de saúde, jurídica e de tecnologia, que exigem expertise para acessar seu conteúdo de forma mais completa.
Por que evitar o ruído na comunicação?
A comunicação eficaz em uma empresa é fundamental para o sucesso, até mesmo para uma empresa de conserto de piso de madeira SP, pois acontece todos os dias entre funcionários, clientes, prospects, varejistas e outras partes interessadas fora da empresa.
Para tanto, é necessário evitar ao máximo os obstáculos na comunicação para que haja um bom relacionamento entre indivíduos e grupos, fazendo com que os objetivos da empresa possam ser alcançados.
O ruído de comunicação pode ter um impacto negativo na empresa, como:
- Dificuldades de gestão;
- Insatisfação do cliente;
- Distorção da informação;
- Eficiência insuficiente;
- Diminuição da produtividade;
- Erros de processo;
- Falta de engajamento dos funcionários.
Identificar e evitar ruídos ajuda as empresas a se comunicarem de forma eficaz e melhorar o desempenho da equipe. Quando uma empresa não possui uma equipe dedicada, um recurso eficaz é o treinamento de recrutamento.
Como evitar ruído na comunicação?
Saber identificar os ruídos de comunicação é fundamental na hora de escolher as melhores ferramentas para combatê-los. Veja as dicas a seguir para evitar ruídos no seu negócio.
Utilize ferramentas de trabalho conjunto
O uso de drives compartilhados e documentos que podem ser editados juntos em tempo real reduz significativamente as interrupções de comunicação e mostra que o uso da tecnologia é um dos fatores mais confiáveis na redução do ruído na comunicação empresarial.
Segmente o público-alvo
Se você precisa adaptar sua linguagem ao público certo para eliminar o ruído da comunicação empresarial, não há nada melhor do que a segmentação para acomodar todo tipo de mensagem.
As ferramentas de e-mail marketing também podem ser usadas para a comunicação interna para enviar a mensagem certa para o público certo.
Invista em pesquisa online interna
Existem ferramentas online que te ajudam a fazer pesquisas, dessa forma é possível não apenas realizar um levantamento de clima organizacional, mas também solicitar feedback sobre diversas iniciativas organizacionais e até mesmo receber propostas.
Quando são apreciados e consultados, o clima interno melhora e os colaboradores são motivados, o trabalho em equipe é promovido e o ruído na comunicação empresarial é reduzido.
Invista em treinamentos
Se sua empresa possui uma equipe dedicada para lidar com seu processo de comunicação, mantenha todos eles informados. Para isso, invista em treinamento, que é a forma mais adequada de manter os colaboradores atualizados.
O campo da comunicação profissional está em constante atualização. Seus profissionais se concentram no desenvolvimento de pesquisas em neurociência, programação neurolinguística e outras ciências voltadas ao estudo do cérebro e do comportamento humano.
Dessa forma, ao investir em treinamento sua empresa estará sempre exposta às mais recentes tecnologias e soluções para aplicar em palestras e eventos. Isso definitivamente evitará muito ruído na comunicação.
Solicite feedback
Assim como as empresas avaliam o desempenho dos funcionários, elas também podem pedir um feedback. Essa é uma maneira eficaz de analisar seu nível de compreensão da comunicação.
À medida que o feedback é devolvido, é possível avaliar se a transferência de informações está atingindo o objetivo e se está sendo compreendida. Em uma situação positiva, eles podem concluir que estão no caminho certo, caso contrário, o processo de comunicação precisa ser ajustado.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
