Para uma empresa alcançar objetivos específicos, ela precisa também contar com um planejamento, definindo elementos essenciais para que esse resultado em questão seja cumprido. Uma gestão de projetos trabalha justamente com esse sentido.
A gestão no número de vendas, à comunicação de um novo produto a ser lançado no mercado ou na realização de um evento promocional, com o intuito de divulgar os serviços da empresa. Esses são objetivos comerciais, mas uma gestão pode lidar também com processos de diferentes finalidades, como uma construtora que que vai atuar com a construção de novos prédios.
Para esse empreendimento, ela terá que lidar com fatores internos, como colaboradores e o investimento financeiro disponível. Também necessitará de elementos externos, como o contato com fornecedores, por meio de uma fábrica de acrílico ou um fornecedor de cimento, além da permissão dos órgãos governamentais competentes à região da construção.
Um projeto não conquista seus objetivos de forma automática, pois a implementação de uma gestão responsável atua com o cumprimento de etapas, cada uma focada em uma especificidade necessária para a sua entrega no processo final.
As etapas, se bem elaboradas e cumpridas, podem ditar o sucesso do seu empreendimento.
Principais etapas na realização de um projeto
A elaboração de um projeto passa por cinco diferentes fases, cada uma com seus desafios específicos, mas que como um todo, são importantes para o cumprimento das atividades necessárias do projeto, complementando as exigências entre si.
Essas cinco etapas são:
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento e controle;
- Encerramento.
Na fase de iniciação são definidos os objetivos do projeto e qual a finalidade que move a sua idealização. Uma empresa de automação industrial pretende expandir a sua área de atuação, saindo do mercado regional para um contexto nacional.
Esse processo de expansão territorial precisa agora ser colocado no papel, na etapa conhecida como planejamento. É o momento de se identificar todos os elementos necessários para tal empreendimento.
Mantendo-se no mesmo exemplo, é preciso averiguar o capital financeiro da companhia, conferindo se ela conta com a quantia necessária para tal investimento, sem que isso prejudique o trabalho atual exercido pela empresa, em sua comunidade local.
A idealização de metas e atividades, a escolha dos profissionais e do gestor que irá atuar no comando dessa equipe. É uma etapa responsável pela esquematização de todos os elementos necessários para se conquistar esse objetivo específico.
A execução é a etapa seguinte ao planejamento, atuando também como uma resposta direta às metas estabelecidas na fase anterior de elaboração do projeto, realizando ações, inclusive, que não são exclusivas do setor interno.
Quanto maior for o projeto, maiores são suas atividades essenciais, assim como o valor financeiro desse investimento. Contar com o apoio de empresas de contabilidade é um desses suportes externos, que são incluídos na fase de execução do projeto.
Ainda sobre os processos executados em um projeto, é preciso conferir que eles estão ocorrendo da forma correta e no tempo desejável da empresa, por isso a etapa de monitoramento e controle é tão essencial e intrínseca para o processo de execução.
É a etapa na qual um gestor responsável se mostra mais necessário, dando instruções e garantindo que as equipes e instituições envolvidas no projeto estejam cumprindo suas funções, podendo atuar como um facilitador nesse sentido.
Por último, chega à etapa de encerramento, responsável pela finalização do projeto, trazendo a garantia de que todos os objetivos estabelecidos, nas fases iniciais do empreendimento, foram cumpridas de forma satisfatória.
Além do sucesso do projeto como um todo, essa etapa é responsável por analisar oportunidades a serem adotadas em projetos futuros, ou até que possam incrementar os objetivos atuais estabelecidos pela companhia por trás do investimento.
Nesse caso, onde foi estabelecido que a empresa lidava com serviços de automação industrial, existe a possibilidade de parcerias com outras empresas do ramo, como uma administradora predial.
A produção de uma campanha conjunta entre as companhias necessita da idealização de um novo projeto, que assim como no seu processo de expansão, deverá seguir as etapas aqui abordadas, fora outras dicas que podem facilitar a sua implementação.
Dicas para se realizar a gestão de um projeto
Além de seguir as etapas previamente detalhadas, existem outras dicas que podem facilitar a realização de um projeto, como um conjunto de estratégias.
Definição de um gerente responsável
Uma boa gestão de equipe depende acima de tudo de um bom gestor. Alguém que fique responsável por não fiscalizar as atividades dos colaboradores, mas garantir que eles estejam contribuindo com o seu potencial máximo.
Por isso, esse gerente é responsável não só por dar ordens, mas também por atuar como uma figura de apoio para o seu time, identificando forças e fraquezas, tanto da equipe como do trabalho a ser realizado, garantindo que a melhor estratégia esteja sendo seguida.
Um cronograma bem definido
Cada projeto possui um tempo de implementação, que é dependente dos objetivos que movem a sua execução. Os processos operacionais internos podem ser realizados de maneira rápida, assim como podem demorar meses, dependendo do tamanho do projeto.
Para contar com uma data prevista para a sua finalização, ou até mesmo agilizar o cumprimento de etapas que irão afetar o prazo de entrega, um cronograma bem detalhado precisa ter sido estruturado.
Para que não aconteça nenhum problema de data, nesse sentido, é preciso que o cronograma trabalhe com prazos realistas, de acordo com o escopo do projeto.
Se uma empresa pretendia renovar o seu sistema interno, mas decidiu agora por modificar também toda a infraestrutura do seu site, ela precisa estar atenta ao prazo maior que precisa ser dado ao setor de gestão de infraestrutura de TI (Tecnologia da Informação), que contará com mais atribuições.
A metodologia que melhor se adequa ao projeto
Uma gestão de processo precisa contar com diferentes metodologias, que se adequam ao tipo de serviço realizado, mas principalmente à escala do projeto.
Um dos métodos mais comuns é aquele chamado de waterfall (cachoeira em português). Essa metodologia atua como um processo de queda d’água, com cada etapa atingindo o seu nível seguinte, sendo, dessa forma, preciso que ele ocorra com antecedência.
Para projetos menores, as etapas podem acontecer de forma mais síncrona, sem a dependência de uma atividade anterior.
O controle dessas atividades pode ser feito de maneira manual, ou através de softwares especializados, que controlam os estágios de cada uma dessas etapas, como em processo de preparação, execução ou conclusão.
Clareza contínua ao projeto
Para que uma gestão ocorra de forma clara, sem nenhum empecilho, é preciso que todas as suas funções também atuem com clareza.
Ao seguir objetivos bem definidos, a chance dos profissionais se sentirem confusos ou perdidos em relação às atividades a serem realizadas é menor. E quanto maior for a consciência sobre o trabalho a ser feito, maior pode ser a qualidade do mesmo.
Isso pode afetar também o lado financeiro do projeto. Como uma empresa de advocacia, que antes havia identificado um maior custo na implementação das suas atividades internas, diante do tempo gasto em cada atividade específica.
O monitoramento dos indivíduos envolvidos no projeto, assim como a movimentação financeira que ocorre no empreendimento, leva a um melhor entendimento sobre a realidade do projeto, o seu estado atual, e o tempo de realização do mesmo.
Reuniões frequentes com a equipe
Para que a equipe tenha uma concepção clara de suas funções, e se estão cumprindo com as metas estabelecidas, é indicado se reunir frequentemente com eles.
Reuniões constantes dão segurança ao projeto, com a redução de dúvidas que costumam surgir por meio de ruídos na comunicação ou meio de contatos breves entre a equipe e seus gestores.
O avanço da tecnologia ajuda nesse sentido, com empresas de contabilidade em SP podendo realizar videoconferências com colaboradores espalhados em diferentes partes do país, ou até do mundo, dependendo do escopo do projeto e da empresa em questão.
As vantagens de se realizar uma gestão de projetos
Apostar na implementação de uma gestão nos projetos do seu negócio pode trazer diversos benefícios, entre eles:
- Controle dos processos;
- Cronograma bem cumprido;
- Redução de riscos;
- Agilidade na tomada de decisões;
- Satisfação do cliente.
Muitos desses benefícios estão relacionados entre si, sendo alcançados graças aos processos de organização estabelecidos para o projeto.
As empresas de segurança patrimonial que controlam melhor os seus processos internos, podem realizar suas atividades em um tempo menor que o previsto, garantindo um serviço mais ágil aos seus clientes, mesmo contando com fatores externos à sua companhia.
Da mesma forma, a velocidade no processo de decisão, sem perder a atenção para os pequenos detalhes, pode reduzir os riscos da sua companhia, tendo como suporte um detalhado programa a ser seguido.
Todos esses processos irão afetar a recepção do cliente sobre seus serviços, garantindo assim uma satisfação não só dos consumidores, como dos componentes internos que atuam junto da sua companhia.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
