O briefing é o documento mais importante para muitas áreas – pode parecer exagero falar dessa forma, mas não é. Essa papelada detém todas as informações necessárias a respeito de uma empresa, principalmente para que seja iniciado um projeto.
Para qualquer planejamento, é necessário entender o que o cliente quer ou espera, para isso, dados são compartilhados nesse documento. Além disso, o registro deve ser produzido de maneira clara, objetiva, profunda e detalhada.
É claro que, não são quaisquer dados ou informações que são relevantes para um projeto – cada área exige um documento com a averiguação adequada. Assim como uma empresa de contabilidade para abertura de empresa precisa de informações para trabalhar.
Publicitários, administradores e designers são os profissionais que mais se utilizam dos dados fornecidos pelo briefing, entretanto, cada um exige informações diferentes para produzir seus trabalhos.
Pensando nisso, nesse artigo vamos entender melhor como produzir um briefing de qualidade e qual sua finalidade para os diversos setores da sociedade, até mesmo dentro de uma empresa terceirizada de zelador.
Entenda melhor o que é um briefing
O documento que chamamos de briefing tem como objetivo reunir diversas informações, dados e ideias a respeito de uma determinada empresa para produção de algum projeto, seja publicitário, administrativo ou para outros propósitos.
No marketing, esse registro é indispensável para que as ideias sejam transmitidas de forma clara – pois para montar uma campanha é necessário, no mínimo, entender quem é a instituição e para quem ela vende, por exemplo, um distribuidor de arame de solda.
Podemos dizer que se trata de um manual de instrução cujo material ditará orientações acerca do projeto, seja ele uma identidade visual, um site, uma campanha de marketing digital, a criação de um perfil nas redes sociais, entre outros.
Ele deve ser produzido juntamente com o cliente dono de empresas de contabilidade na zona sul SP, por exemplo, para que nada saia fora da ideia central.
Além disso, o registro da reunião tem que ser anotado para evitar divergências, como o cliente apontar uma informação faltante que, na realidade, ele não deu. Com o briefing em mãos, a equipe entrará em ação para as produções começarem.
Vantagens do uso de um briefing
Pensando em tudo o que foi dito, é fácil afirmar que o briefing é uma ferramenta muito útil dentro de empresas de variados segmentos. Para exemplificar ainda mais essa importância, listamos algumas vantagens, sendo elas:
Agilidade na produção
Quanto mais informações a equipe tiver acesso fácil, mais rápido pode executar qualquer tarefa. Inclusive, se todo o cliente soubesse o quanto dificulta o trabalho não ter acesso aos dados necessários, ele repensaria o conceito de briefing.
Muitos acreditam que estão perdendo tempo – mas, na verdade, o tempo de projeto é poupado, muitas vezes, em dias, seja dentro de uma empresa de porta de aço ou em uma companhia de marketing.
Além disso, o cumprimento de prazos é importante para satisfação do cliente, entretanto, só é possível se tudo que a agência precisa constar no documento do briefing.
Também devemos nos atentar na hora de produzir um briefing, até porque, tem que ficar alerta em todos os elementos solicitados – ninguém quer ficar sendo questionado toda hora, isso evita até atritos entre contratado e contratante.
Alguns briefings são tão bem produzidos que podem definir todo o trabalho que a equipe vai precisar ter apenas batendo o olho nele. Então, o segredo é saber fazer as perguntas certas.
Alinhar resultados
Pode-se afirmar que um dos maiores problemas entre a agência e o solicitante do serviço é o alinhamento. Sem os questionamentos certos no briefing de uma distribuidora de produtos para piscina, isso pode acontecer.
Os profissionais de comunicação devem saber o que, exatamente, o cliente deseja. Desde cores, até a forma como a empresa se comunicará com seus seguidores.
Muitos embates acontecem quando a agência propõe uma campanha de uma forma e o cliente não aceita, o certo é alinhar o que um quer com o que o outro sabe. Infelizmente, sabemos que algumas instituições querem fazer as coisas do jeito delas – e nem sempre resultarão no sucesso.
O marketing é quase uma ciência, que estuda o comportamento das pessoas para criar campanhas que as façam comprar, querer, consumir e seguir. A produção do registro do briefing deve ser elaborada com calma, com o olhar
Quando falamos sobre os questionamentos certos, significa saber os valores da empresa, a missão, o produto, o que é pretendido para o projeto e outros vários detalhes, por exemplo, detalhes que só fornecedores de chapas expandidas têm.
Evite refazer o trabalho
O prazo é inimigo do retrabalho. O melhor projeto é aquele que só é feito uma vez, e para isto acontecer o briefing precisa ser objetivo, claro, profundo e com um entendimento fácil de todo o assunto abordado.
O cliente, muitas vezes, vai exigir da equipe 100% do trabalho, mesmo sem ter a menor noção do que ele realmente quer.
Desse modo, o briefing ajuda e muito a evitar esses impeditivos que podem, inclusive, comprometer o contrato da agência. Quanto mais amplo e definido foi o registro das ideias, melhor.
Produzindo um briefing: veja como
Listamos algumas dicas para que uma agência acerte na hora de produzir o briefing do cliente. Registrar, captar e processar informações podem ser mais difícil do que parece. Muitas empresas iniciam projetos de marketing sem, ao menos, saber o que precisam.
Pode ser que você precise ajudar a traçar os objetivos da campanha, além do aumento do lucro, que é o que sempre pedem para os profissionais de comunicação. Alguns detalhes podem contribuir para o bom resultado do seu briefing:
- Equipe certa: busque pessoas bem ajustadas com o seu propósito;
- Veja o portfólio do cliente: investigue a fundo as preferências do cliente;
- Defina o briefing com o seu cliente;
- Seja objetivo e claro no briefing.
Para facilitar, entenda mais sobre cada um dos pontos trazidos na lista:
1. Equipe certa
Escolha as pessoas certas para lidar com o cliente da melhor forma, muitas vezes você vai saber a quem delegar pelo perfil da empresa e do funcionário, pelo tipo de serviço exigido ou pelo tipo de campanha de marketing solicitado.
O briefing, idealmente, deve ter um modelo pronto, porém, adicionar detalhes e informações que não estão sendo solicitadas também é válido. O registro é único e exclusivo, precisa ser feito com atenção e profissionalismo acima de tudo.
A equipe escolhida ficará com a tarefa de acompanhar, se comunicar e produzir o projeto juntamente com o manual que foi fornecido. Esteja atento. Pode parecer bobagem, mas não escolha um profissional especializado em fornecedores de biodiesel para empresas de tecnologia.
Coerência, nesse momento, pode definir o sucesso de toda a parceria.
2. Verifique o portfólio do cliente
Antes de mais nada, investigue a fundo sobre o cliente, se ele já possui material de divulgação e, se sim, qual. Busque avaliar as redes sociais, o que é publicado, entender como a empresa lida com os clientes dele.
Tudo é válido para compor o briefing da forma mais objetiva possível. Se ele não possuir nenhum portfólio, indique parceiros ou até mesmo um serviço a mais. Atenção é importante na hora de avaliar a empresa que está chegando.
3. Faça o briefing junto com o cliente
Peça reuniões com os clientes para produzir um briefing consistente e de qualidade. O ideal é que sejam realizadas na própria empresa e sem pressa, para que todos os detalhes sejam anotados.
Dentro do ambiente do cliente é mais fácil que o profissional tome nota de como é o comportamento, como agem e podem ter uma boa noção.
Não se apegue apenas aos questionamentos presentes no documento, se encontrar alguma coisa nova, pergunte, anote, inclua. Nenhum dado é demais na hora de trabalhar com o projeto de outras pessoas.
4. Objetividade no briefing
Evite inserir termos muito técnicos. Até porque, quem produzirá o conteúdo não são os profissionais da área e sim redatores que aprenderão junto com o manual de instruções. Substitua por palavras de fácil entendimento e até mesmo por jargões de comunicação.
A objetividade do briefing é imprescindível para um bom andamento dos projetos. Se o cliente estranhar, explique, muitas vezes eles exigirão termos técnicos alegando que o público-alvo não vai entender.
Deixe claro como que a campanha de marketing digital funciona para evitar atritos. Seja paciente sempre.
5. Deixe claro quem é a empresa
Para evitar qualquer tipo de problema, deixe claro o histórico da empresa para sua equipe, assim é possível contextualizar na campanha da melhor forma possível, sem precisar de retrabalhos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
