Administrar e gerenciar um negócio não é uma tarefa nem um pouco fácil e requer muito esforço e dedicação, principalmente quando buscamos fazer com que o mesmo cresça e se expanda cada dia mais, procurando seus pontos fortes e suas falhas.
Por isso, o texto de hoje irá falar como identificar os principais problemas do seu negócio, abordando as dificuldades que muitos empreendedores encontram em identificar os erros, mostrando dicas de como fazer isso, além de explorar os pontos positivos em se ter essa disciplina.
A gestão de um negócio é uma tarefa que pode ser completamente desafiadora, principalmente quando não sabemos o que fazer.
Seja na administração de condomínios ou em grandes empresas logísticas, o empreendedor deve estar sempre o mais preparado possível para enfrentar os obstáculos que se erguerão em seu caminho.
Com a internet e a tecnologia em constante avanço, essa tarefa se tornou um pouco mais simples por causa das diversas facilidades que ambas trouxeram para o mercado, como diversas ferramentas, aplicativos, softwares e hardwares que realmente podem ser a diferença entre uma boa análise e uma não tão boa assim.
Desde uma empresa de terceirização até empresas de TI (Tecnologia da Informação) enfrentam problemas, e parte do trabalho do empreendedor e de sua equipe é conseguir identificá-los o mais rápido possível.
Dessa forma, é que ela possa ser corrigida e a marca consiga ganhar o tempo perdido, que foi aplicado realizando o processo de forma errônea.
Sem mencionar que, essas falhas no processo podem surgir dos mais variados acontecimentos. Pode ser falha humana de algum ou um grupo de funcionários, falha em programação, no sistema ou até mesmo problemas no maquinário.
Em outras palavras, quanto mais rápido a empresa for capaz de analisar a falha, o problema, e aplicar as devidas correções, mais rápido a sua organização voltará a fazer seus, por exemplo, serviços de consultoria ambiental de forma completamente certa.
Para que isso ocorra, é sempre importante pensar que todo processo pode conter falhas e sempre é possível buscar novas formas de otimização. Pode ser que você não tenha recursos no momento para implantá-la, mas sempre é possível aprimorar tais processos.
Mas esses problemas dentro do negócio são tão difíceis assim de serem encontrados? Todo negócio enfrenta eles em uma hora ou outra?
Até mesmo uma empresa de sistema de emissão de nota fiscal pode enfrentar tais problemas? Existe uma prática ou estratégia para contê-los? Qual o impacto que eles causam no negócio.
A resposta dessa e de muitas outras perguntas pode ser encontrada nos tópicos a seguir, onde o assunto será melhor abordado e desenvolvido, buscando explorar ao máximo os reais impactos e pontos negativos que esses problemas podem trazer para o seu negócio.
O impacto de uma boa análise
Antes de mais nada, é importante entender a fundo o impacto que uma boa análise dos diversos processos que a sua empresa realiza, afinal, é através delas que as falhas e problemas serão encontrados, mesmo que seja uma empresa de portaria e limpeza em Jundiaí.
Não apenas isso, mas outro ponto que auxilia e muito na coleta de informações referentes a possíveis problemas na linha de produção e outras frentes de trabalho da empresa é o simples fato de ouvir os colaboradores, fazendo assim com que algumas falhas sejam arrumadas e grandes prejuízos sejam causados.
Muitas empresas já sofreram grandes impactos pelo simples fato de não se preocuparem de saber a fundo, com as próprias pessoas que trabalham diariamente com o processo, quais os problemas encontrados e isso varia em todos os quesitos, prejudicando muito a mão de obra qualificada e especializada da empresa.
Sabendo disso, é possível destacar algumas vantagens em se avaliar os riscos e garantir que erros e problemas não aconteçam com frequência em seu negócio, como:
- Maior garantia de funcionamento dos processos;
- Maior produtividade;
- Menor gastos de recursos;
- Melhor distribuição de capital na empresa.
Como foi possível verificar, todas as vantagens apontadas sempre estão relacionadas à produtividade, recursos e tempo de aplicação e, quando verificamos junto a outros problemas mais comuns encontrados nas empresas, isso fica mais evidente.
Por exemplo, mesmo em uma consultoria aduaneira, o clima organizacional negativo de uma empresa pode afetar muito os negócios, já que as pessoas estarão menos motivadas a trabalhar e a entregar seu total potencial.
Com isso, existem menos engajamento dos colaboradores nas ações e campanhas que a empresa tenta colocar em prática. Isso traz diversos empecilhos para a marca, inclusive, o quanto os consumidores estão engajados com a empresa.
A própria organização não saber para onde focar seus esforços é outro problema muito comum, pois quando não se sabe onde quer chegar e o que quer, é muito difícil cobrar algo de alguma equipe, até mesmo aquelas que realizam treinamento de NR 10.
E por fim, quando os problemas afetam a qualidade do produto ou serviço, pode-se dizer que é o mais perigoso pois lida diretamente com o público-alvo e deve ser sempre testado e verificado a sua qualidade, para não prejudicar a empresa.
Ferramentas de análise
Agora que já ficou um pouco mais claro quais os problemas mais comumente encontrados e o impacto que as análises bem feitas podem fazer para o seu negócio, muitas vezes salvando-o.
Portanto, chegou o momento de verificar quais ferramentas podem ajudar a chegar a boas conclusões e evitar que tais problemas sejam desenvolvidos. Confira abaixo algumas delas e como podem ser aplicadas a sua organização.
01. Os 5 porquês
Essa técnica é muito utilizada como ferramenta de gestão de projetos e é muito funcional para encontrar possíveis falhas em um processo ou, como já dito, projeto que a sua empresa esteja investindo seu tempo e dinheiro.
Ela consiste em realizar 5 perguntas, os famosos porquês, cujo cada uma deve ser respondida explicando o motivo da decisão tomada no fato anterior, levando a uma série de indagações que a própria marca deve fazer a si mesma sobre o produto ou serviço.
Para que seja efetiva, as respostas devem se interligar e, de fato, responder a anterior. Para garantir que funcione, quando chegar ao final das perguntas, inverta o processo e verifique se realmente elas se complementam. Caso sim, o trabalho foi feito de maneira correta.
02. Diagrama de Ishikawa
Também conhecido como gráfico Espinha de Peixe, o Ishikawa é excelente para apontar as causas e efeitos de um determinado processo, mostrando quais os possíveis motivos do mesmo estar tendo problemas e ajudando a encontrar uma solução.
Através dele, a origem do problema é mais facilmente identificada e também é possível verificar onde, ao longo do processo, ela acaba afetando de uma forma ou de outra, sendo essencial para mensurar a dimensão e como o problema ou falha de espalha.
Em outras palavras, ainda mais do que o 5 porquês, o diagrama de Ishikawa é uma real e potente forma de analisar os riscos e falhas dos processos da empresa, sendo um grande diferencial e facilitador para qualquer organização.
03. Diagrama de Pareto
Embora não seja diretamente uma ferramenta para análise direta de falhas ou problemas que uma empresa possa vir a encontrar ao longo de sua jornada, ele é ótimo para saber quais podem ser as maiores fontes dos problemas, baseado em um percentual de 80% para 20%.
Através de um histograma, o famoso gráfico de colunas, e ao colocá-lo em ordem crescente, é possível definir e verificar de forma mais visual e simples os maiores problemas, causas ou motivos para que determinada situação esteja acontecendo.
Isso ajuda e muito no momento de saber onde focar os esforços e onde não precisa de uma reparação imediata.
Diante disso, se dois fatores que dão origem ao problema ocupam, juntos, cerca de 70% do gráfico de pareto, já é possível identificar duas enormes fontes que precisam urgentemente serem tratadas para evitar maiores impactos.
Considerações Finais
O texto de hoje abordou e desenvolveu dicas e informações importantes de como identificar os principais problemas de seu negócio, mostrando como é vital que eles sejam rapidamente encontrados e tratados para não impactarem a empresa de forma negativa.
As vantagens de se praticar esse tipo de estratégia também foram mencionados, e agora que você já está por dentro de como tudo acontece, é necessário tentar ao máximo implementar essas práticas dentro do seu negócio.
Dessa forma, é possível garantir que o mesmo não acabe, de uma forma ou de outra, sendo prejudicado, muitas vezes nem sendo percebido.
Portanto, estude mais a fundo e busque sempre novas e poderosas ferramentas que podem ser essenciais para o crescimento e expansão da sua marca.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
